【吉祥寺】会社で使うトランクルーム！書類保管におすすめの選び方＆活用術

「吉祥寺にオフィスを構えているけど、書類の保管場所に困っている…」

 

そんな悩みをお持ちの経営者や担当者の方も多いのではないでしょうか？
顧客情報や契約書、経理書類など、会社には重要な書類がたくさんあります。

 

これらの書類を安全かつ効率的に保管することは、ビジネスを円滑に進める上で非常に重要です。

 

しかし、オフィススペースには限りがあり、書類保管のために広いスペースを確保するのは難しい…。
そんな時に役立つのが、トランクルームです。
トランクルームは、書類保管のための安全で便利なスペースを提供してくれます。

 

この記事では、吉祥寺でトランクルームを探している会社に向けて、書類保管におすすめのトランクルームの選び方や活用術を、より深く掘り下げてご紹介します。

 

会社の書類保管にトランクルームがおすすめの理由

会社の書類保管にトランクルームがおすすめの理由は、以下の点が挙げられます。

 

セキュリティ対策

トランクルームは24時間体制の監視システムやセキュリティゲートなど、セキュリティ対策が充実しています。
そのため、重要な書類を盗難や火災などのリスクから守ることができます。

 

具体的には、以下のようなセキュリティ対策が施されているトランクルームが多いです。

• 24時間体制の監視システム：有人監視や遠隔監視など
• セキュリティゲート：ICカードや暗証番号による入退室管理
• 防犯カメラ：トランクルーム内や周辺を監視
• 警備会社との連携：ALSOKなどの警備会社と連携し、緊急時に対応

 

スペースの有効活用

オフィススペースを有効活用することができます。
書類をトランクルームに預けることで、オフィススペースを広く使うことができます。

 

例えば、書類保管のために使っていたスペースを、従業員の休憩スペースやミーティングスペースとして活用することができます。
また、書類棚を置く必要がなくなるため、オフィス内をより広く、快適に使うことができます。

 

コスト削減

オフィス賃料を削減することができます。
書類保管のために広いオフィスを借りる必要がないため、コスト削減につながります。

 

吉祥寺は、オフィス賃料が高いエリアです。
トランクルームを利用することで、オフィススペースを縮小し、賃料を削減することができます。

 

また、書類保管にかかるコスト（書類棚の購入費用、書類整理にかかる人件費など）も削減することができます。

 

整理整頓

書類を整理整頓することで、業務効率を向上させることができます。
トランクルームを利用することで、書類を種類や日付ごとに分類して整理することができます。

• トランクルームを利用することで、書類を体系的に整理することができます。
• 必要書類をすぐに取り出すことができるようになり、業務効率が向上します。
• また、書類の紛失や破損のリスクを減らすこともできます。

 

アクセス

吉祥寺には、駅チカでアクセスしやすいトランクルームがたくさんあります。
従業員が書類を取りに行く際にも便利です。

 

吉祥寺駅周辺には、徒歩5分圏内に多くのトランクルームがあります。
電車でのアクセスはもちろん、バスや自転車でのアクセスも便利です。

 

また、駐車場を完備しているトランクルームもあるので、車で書類を運ぶこともできます。

 

吉祥寺でトランクルームを選ぶポイント

吉祥寺でトランクルームを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。

 

セキュリティ

24時間体制の監視システム、セキュリティゲート、防犯カメラなど、セキュリティ対策が充実しているトランクルームを選びましょう。
特に、個人情報や機密情報を含む書類を保管する場合は、セキュリティ面を重視することが大切です。

• セキュリティ対策の内容は、トランクルーム会社によって異なります。
• 契約前に、セキュリティ対策の内容をしっかりと確認しましょう。
• また、トランクルーム会社が、プライバシーマークやISO27001などのセキュリティに関する認証を取得しているかどうかも、重要な判断材料になります。

 

アクセス

オフィスからアクセスしやすい場所にあるトランクルームを選びましょう。
駅からの距離や、駐車場の有無なども考慮しましょう。

• 従業員が書類を取りに行く頻度や、書類の量などを考慮して、アクセスしやすい場所にあるトランクルームを選びましょう。
• また、将来的にオフィスの移転を検討している場合は、移転先からもアクセスしやすい場所にあるトランクルームを選ぶと良いでしょう。

 

料金

月額料金だけでなく、初期費用やキャンペーン情報なども確認し、総合的に判断しましょう。

• トランクルームの料金は、サイズや立地、設備などによって異なります。
• 複数のトランクルーム会社を比較検討し、最もコストパフォーマンスの高いトランクルームを選びましょう。
• また、初期費用無料キャンペーンや割引キャンペーンなどを実施しているトランクルーム会社もあるので、こまめにチェックしましょう。

 

サイズ

保管する書類の量に合わせて、適切なサイズのトランクルームを選びましょう。
書類が増えてきた場合に備え、少し余裕を持ったサイズを選ぶのがおすすめです。

• 書類の量だけでなく、書類棚や収納ボックスのサイズも考慮して、トランクルームのサイズを選びましょう。
• 将来的に書類が増える可能性がある場合は、大きめのサイズを選んでおくと安心です。

 

施設・設備

空調設備、エレベーター、台車など、必要な設備が揃っているかを確認しましょう。
書類を運ぶ際に、台車があると便利です。

• 書類は湿気に弱いため、空調設備が完備されているトランクルームを選びましょう。
• また、トランクルームが2階以上にある場合は、エレベーターがあると便利です。
• 台車やカートなど、荷物を運ぶための設備が用意されているかどうかも確認しましょう。

 

清潔さ

トランクルーム内が清潔に保たれているかを確認しましょう。
書類は湿気に弱いため、湿気がこもらないよう、換気の良いトランクルームを選びましょう。

• トランクルームは、定期的に清掃されているかを確認しましょう。
• また、換気システムが適切に機能しているかどうかも確認しましょう。
• 内見の際に、トランクルーム内の臭いや汚れなどをチェックしましょう。

 

【吉祥寺】書類保管におすすめのトランクルーム

吉祥寺で書類保管におすすめのトランクルームを3つご紹介します。

 

ハローストレージ吉祥寺1

JR中央線・京王井の頭線「吉祥寺駅」北口から徒歩10分の場所にある屋内型のトランクルームです。
24時間利用可能で、セキュリティ対策も充実しています。
空調設備も完備されているので、書類を最適な状態で保管することができます。

 

収納ピット 武蔵野吉祥寺北町店

JR中央線・京王井の頭線「吉祥寺駅」北口から徒歩14分の場所にある屋内型のトランクルームです。
全室屋内型で空調完備、セキュリティ対策も万全です。
リーズナブルな価格設定も魅力です。

 

スペースプラス吉祥寺店

JR中央線・京王井の頭線「吉祥寺駅」北口から徒歩2分の場所にある屋内型のトランクルームです。
駅近でアクセス抜群です。
地下1階と5階にトランクルームがあり、収納スペース（貸倉庫）タイプと広めのトランクルームタイプから選ぶことができます。

 

セキュリティ対策について

会社の書類をトランクルームに保管する際は、セキュリティ対策が非常に重要です。
トランクルームを選ぶ際には、以下のセキュリティ対策がされているかを確認しましょう。

 

24時間体制の監視システム

トランクルームの出入り口や通路に、24時間体制の監視システムが設置されているかを確認しましょう。

• 監視システムの種類（有人監視、遠隔監視など）や、監視体制（24時間365日体制など）を確認しましょう。
• 緊急時の対応体制（警備会社への通報、警察への連絡など）についても確認しておきましょう。

 

セキュリティゲート

ICカードや暗証番号など、入退室管理が徹底されているトランクルームを選びましょう。

• セキュリティゲートの種類（カードリーダー、暗証番号入力パネルなど）や、入退室管理の方法（記録システムの有無など）を確認しましょう。
• また、従業員以外の第三者がトランクルームにアクセスできないよう、入退室管理が厳格に行われているかどうかも確認しましょう。

 

防犯カメラ

トランクルーム内に防犯カメラが設置されているかを確認しましょう。

• 防犯カメラの設置場所（トランクルーム内、通路、出入り口など）や、録画時間の確認を行いましょう。
• 録画された映像は、一定期間保管されているかどうかも確認しましょう。

 

警備会社との連携

ALSOKなどの警備会社と連携しているトランクルームは、より高いセキュリティレベルを期待できます。

• 警備会社との連携内容（緊急時の対応、定期的な巡回など）を確認しましょう。
• 警備会社が、信頼できる実績とノウハウを持っているかどうかも確認しましょう。

 

まとめ

この記事では、吉祥寺でトランクルームを探している会社に向けて、書類保管におすすめのトランクルームの選び方や活用術をご紹介しました。
トランクルームを利用することで、書類保管の悩みを解消し、オフィススペースを有効活用することができます。

 

ぜひこの記事を参考に、トランクルーム選びをしてみてください。